在你的公司里大家每周花在開會、打電話和回復郵件的時間大概有多少?很多公司里,這些事項占去了大約80%左右的時間。

——《哈佛商業評論》

 

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每個人都不是一座孤島

 

凱洛格學院的策略學教授本杰明•瓊斯研究表明個人的知識基礎正在變得越來越細分專業化?!?/span>世界上的知識越來越多,而你的腦子里能裝的就只有這么多。因此在任何領域,個人掌握的知識量份額正在減少。這是工作中需要協作的重要原因。

 

管理溝通是為了一個設定的目標,把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞并且達成共同協議的過程。

——MBA智庫百科 管理溝通的定義

 

工作中每個人都不是一座孤島,不論是管理者還是普通員工,基于協作的溝通變得越來越重要。麥肯錫公司的一項研究表明:管理人員平均每天要花89%的時間在溝通上。如此重要又耗時耗力的溝通工作如何才能有效呢?

 

 

01

明確溝通目標

 

明確的溝通目標是有效溝通的重要前提。目標是為了擬達成的「共同協議,檢驗溝通是否有效就是檢驗是否達成了共同協議并落實。缺乏目標的溝通是漫無目的的閑聊,不僅消耗企業成本還會帶來企業文化消耗。

 

02

以事件驅動的溝通

 

工作中的溝通應該圍繞“事”開展,基于業務中事件的溝通更聚焦。相比傳統的電子郵件方式,雖然IM類軟件在溝通即時性上更高效,也具有穩定、安全的特性,但其與業務脫節的獨立聊天屬性是其無法跨越的鴻溝,不論是個人IM還是企業IM類軟件在這點上都無法提供更有說服力的理由。

 

Gartner一項近期研究表明:

 

到2022年底,70%的團隊將依靠工作流協作作為團隊成員之間溝通,協調和共享信息的主要手段,取代電子郵件。

——Gartner

03

和對的人溝通

 

在工作中溝通對象的角色是復雜的,除了有個體和群體溝通對象外,同一部門還是跨部門、同職級還是不同職級、不同程度的項目干系和視角都會對溝通效果產生影響。排除干擾因素,選擇對的人溝通格外重要。找到事件責任人和執行人,減少溝通層級,杜絕同一問題因管理層級而反復溝通是一個常見方法。

 

04

達成共識

 

達成共識是溝通的目的之一。以下是有助于達成共識的幾個小技巧:

 

提前準備

 

在溝通前和溝通對象說明溝通原因、溝通目標、提供相關資料。事先做好準備可使溝通更有效。

 

 

傾聽

 

不止是對溝通對象的尊重。從溝通目標出發,帶著問題傾聽、邊聽邊思考、適時提問,傾聽是有助于實現溝通目標的重要方法。

 

及時反饋

 

溝通過程中及時反饋可以第一時間答疑解惑,降低信息在溝通過程中的衰減?!?/span>這部分內容我沒有聽清、「我不太認同這個觀、「我們是要按照這個要求做么?及時反饋讓溝通不跑偏。

 

讓數據說話

 

事實不是個人好惡,數據可以「實事求是。有世界級高管理水平的亞馬遜建立了用指標定義的企業文化,一切可量化的數據是支撐業務和做出決策的關鍵。

 

貝佐斯基本不會理睬一項沒有數據支撐的建議,如果有充分的數據給到他通常很快會得到回復和認可。

 

05

溝通記錄

 

為便于回溯,工作中的溝通是需要有記錄的。記錄的形式多樣:錄音(如400電話的錄音)、模板文檔(如質量管理中規范表格)、郵件、會議紀要等等。溝通記錄中需要包含的內容有:基本信息(如溝通時間、地點、溝通對象、溝通目標)、溝通后的共識、待落實的事項,缺乏記錄的溝通往往需要再次溝通才能達到效果。

 

06

To do list 清單

 

達成共識并落實才能實現有效溝通。如何將溝通中形成的共識落地?從項目管理角度需要考慮到范圍、成本、時間、質量、風險等因素,一份有清晰的任務描述、明確的責任人和完成時間的To do list 清單是讓有效溝通不半途而廢的關鍵。

 

 

07

CHECK

 

工作事項的落實并非一蹴而就。溝通后每項工作是否按時完成,復雜工作是否按時間節點完成、是否存在落實風險需要全程跟進和動態監控。

 

很多公司甚至成立督辦部門專門跟進重要工作溝通后的落實,總裁辦、人力部、秘書處等也都或多或少肩負起了此項職責。

 

然而由人追著事的溝通方式是與工作流相悖的。有效溝通是基于工作流的主動匯報。「事牽著人」的溝通方式讓溝通聚焦、時效性高,同時也大大降低了溝通成本。

 

08

工欲善其事必先利其器

 

 

     電子郵件     

 

 

1969年計算機科學家Leonard K.教授發給了他同事第一封電子郵件,至今電子郵件在日常工作辦公中依然有著重要的地位和作用。相比其他溝通方式電子郵件更加正式,便于添加溝通資料,溝通對象也有充足時間思考反饋。同時電子郵件還可以作為商業證據具有法律效力。不過電子郵件即時性差,不適合工作中需要即時溝通的內容。

 

 

       IM工具       

 

 

IM工具可以實現迅速、高效的溝通。溝通過程中做出即時回應,文字、圖片、視頻、文件等多類型傳輸也使溝通的內容更豐富。企業級IM的安全性日益受到重視也更具保障。然而IM工具缺乏溝通持久性的問題始終未得到有效解決,碎片化的溝通方式在工作中是“有效”的絆腳石。

 

 

 協作類溝通工具 

 

 

近年來協作類溝通工具如雨后春筍般涌現,很多傳統OA企業、協作類工具廠商也開始在協作溝通的方向發力。號稱史上增長最快的SaaS產品,Slack 整合了 60多種工具和服務,企圖把各種碎片化的企業溝通和協作集中到一起,全球日活躍用戶數已突破 1000 萬大關,但根據 Spiceworks 最近的 IT 網絡調查,其尚未成為市面上最受歡迎的協作類聊天應用程序。協作溝通類工具的市場仍處于暗潮涌動期,哪款產品更符合中國國情,適合中國企業的實際需求仍需拭目以待。

 

 

         會議         

 

 

有組織的地方都有會議?;嵋櫓擲嚳岣?,不論是電話會議、視頻會議還是一對一的溝通、一群人的溝通,會議消耗的時間成本、人工成本、差旅成本已使其成為幾乎最貴的商業動作。

 

隨著會議的不斷發展和完善,如何 「快速召開一場會」已經不再是重點,取而代之的是 「如何讓會議產生行動」,「輕松訂、隨時開、開短會、寫紀要、領任務、追結果通過會議將決策和行動關聯,基于工作流的溝通有助于會議產生行動,使溝通產生價值。

 

點我立即使用。

 

全時空間讓會議產生行動

 

 

一個人心里想著的100%,在眾人面前、在開會的場合用語言表達時是80%,對方聽到的是60%。真正被別人理解消化了是40%。具體行動時已變成20%。

——溝通漏斗

 

企業溝通不是單純的信息互通,工作中的高效溝通是為工作目標服務的。選擇更有效的溝通方式和方法避免出現團隊溝通效率下降的 「溝通漏斗現象,如此溝通才能讓溝通產生行動,創造價值。

 

為了實現更有效的溝通,您采用過哪些切實可行的辦法呢?歡迎參與文末評論,我們一起讓工作中的溝通更有效。

 

參考資料:

團隊協作泛濫?《哈佛商業評論》

合作的重要性為何與日俱增  財富中文網

采用工作流協作來改變團隊協作和績效 Gartner 

 

 

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